Cum să fii mai productiv când lucrezi în marketing și comunicare

De ce este important să fii productiv sau productivă? Era începutul lunii martie când m-am întâlnit cu noua echipă. Am făcut sesiunea foto pentru siteul agenției Loopaa. În acel moment tocmai am avansat de la un business unde eram director de marketing, la o agenție unde eram implicat în planificarea afacerii, unde conduceam o echipă de trei oameni și gestionam în mod direct alți 4 clienți. Tot atunci mi-am organizat și nunta, am fost președintele asociației IAA YP Cluj, iar în plus am făcut și câteva workshop-uri de marketing online. Am simțit că am 4 joburi în paralel, iar ziua nu era suficient de lungă să fac tot ce-mi doresc. Faptul că am fost organizat și productiv m-a salvat să trec cu brio peste acel moment.

Din fericire, cu toții avem 24 de ore într-o zi, iar productivitatea este despre cum le folosim mai bine. Iată ce fac eu pentru a fi productiv.

Am listă de priorități

Lista mea de priorități este numită The Musai List, după cartea lui Octavian Pantiș. Aceasta o ordonez după matricea lui Eisenhower, acordând prioritate lucrurilor urgente și importante. Ziua o încep în general cu un task greu, pe principiul Eat That Frog.

The Musai List o țin sub o formă simplă de tip text ordonată pe De făcut urgent și important și Finalizat. În acest document urmăresc progresul zilnic și săptămânal.

Spre exemplu

De făcut urgent și important

Realizare postare eveniment
Articol de blog lansare eveniment
Newsletter lansare eveniment

Finalizat – 19.07.2021

Articol de blog despre productivitate

Dacă vrei să faci și tu o astfel de listă îți recomand să o urmărești într-o aplicație (Notes, Evernote, Google Docs etc.) care ți-o sincronizează pe toate dispozitivele (telefon, laptop, tabletă). În felul acesta ai musai list-ul mereu la tine.

Toate ședințele sunt în Google Calendar și au notificări setate

Dacă nu este în Google Calendar, acea ședință sau întâlnire nu este oficială. Prefer ședințe care au agenda prestabilită și la care participanții vin pregătiți. Dacă vrei mai multe detalii despre cum prefer să țin ședințele, citește și articolul despre cele 10 reguli ale unei ședințe eficiente.

Tot în calendar îmi notez și unele activități recurente despre care vreau să-mi amintesc și pe care vreau să le transform în obiceiuri. Spre exemplu, seara la 22:00 am eveniment recurent setat care mă notifică să citesc. Cu 30 minute înainte primesc o alertă pe telefon, iar astfel îmi aduc aminte să mă pregătesc pentru ora de citit.

Sunt persoane care au spus că exagerez punând în calendar și mersul la sală, cititul, ieșitul în oraș cu prietenii, însă pe mine mă ajută să-mi formez obiceiuri sănătoase de care să mă țin.

Pornesc un cronometru pentru fiecare sarcină

Acest obicei este cel mai dificil pentru majoritatea celora cu care lucrez sau cu care am mai discutat. Părerea mea este că nu-i mare lucru să pornești un cronometru la o sarcină și să-l oprești când ai terminat de lucru. De fapt, problema apare atunci când faci mult „task switching”. Sistemul de cronometrare a sarcinilor te disciplinează să renunți la acest comportament de mutare de o sarcină pe alta, care-ți ucide productivitatea și orele de lucru. Este important ca atunci când începi ceva, să te ții de acea sarcină, oprind orice alte distrageri. La final, pontezi cât ai lucrat și treci la pasul următor. Eu folosesc platforma Teamwork pentru a-mi cronometra timpul de lucru și a face project management.

Îmi autoevaluez timpii în mod regulat

Timpul de realizare al unei sarcini poate să fie un bun indicator al progresului profesional. Dacă acum 5 ani finalizam un newsletter în 3 ore, acum pot să-l fac în mai puțin de o oră sau jumătate de oră. Un expert rezolvă sarcinile mai repede și mai eficient, deși costă mai mult. Acest lucru înseamnă pentru un client, în ciuda aparențelor, o economisire financiară. În plus, aduce și o liniște emoțională clientului, pentru că se simte pe mâini bune.

Dacă vrei să știi cât de expert ești în ale marketingului și comunicării, evaluează-ți calitatea muncii și viteza de lucru pe parcursul carierei și în comparație cu alți profesioniști din domeniu. Din Teamwork poți scoate rapoarte de timp și să le urmărești în funcție de clienți, tip de sarcini, membri din echipă etc. Este un tool foarte bun pentru afaceri de servicii sau agenții de marketing și comunicare.

Dacă o sarcină ia mai mult de o oră sau două, o sparg în sarcini mai mici

Sunt unele sarcini care iau mai mult timp decât pot să le aloc într-o singură zi, ținând cont că am mai multe proiecte la care lucrez concomitent, iar în plus mai sunt și lucruri administrative de făcut. Aceste sarcini consumatoare de timp le sparg în acțiuni mai mic, cu finalizare sub o oră-două, sau îmi aloc pentru ele câte puțin în fiecare zi, pentru o anumită perioadă. Așa lucrez acum la o carte.

Elimin pe cât posibil orice distrageri

Cel mai mare inamic al productivității sunt distragerile. Acestea duc la pierderea concentrării, la „task switching” și la ieșirea din starea de flux de lucru. Pe scurt, îți fură minute prețioase care în decurs de o săptămână se transformă în ore pierdute, iar în decurs de un an pot fi chiar zile irosite.

Ce fac pentru a elimina distragerile:

Îmi opresc majoritatea notificărilor de pe telefon: fără vibrații, sunete, clipiri de ecran și alte minunății. Vorba aceea „nu suna, ies eu din când în când”. Sunt unele aplicații pe care le las să mă deranjeze (precum Google Calendar), dar acestea nu îmi întrerup munca sau nu mă duc cu zăhărelul (spre exemplu, să verific ce a scris nu știu cine pe Facebook, ce e-mail am mai primit etc.).
Folosesc căști și muzică ambientală. În acest fel cei care mă văd la birou cu căștile, știu că lucrez activ la ceva și prefer să nu fiu deranjat. Am descoperit pe Spotify playlistul lofi hip hop music, care mă ajută să fiu concentrat la ce lucrez. Este dovedit științific că muzica ambientală ajută la concentrare.
Când lucrez de acasă, prefer să mă închid în cameră să nu fiu deranjat.

Iau pauze și am grijă de sănătatea fizică și emoțională

Conform unui studiu publicat în Harvard Business Review, performanța profesională poate avea loc doar atunci când există capacitate fizică și emoțională. Doar imaginează-ți că ești certat sau certată cu familia. Mai poți lucra ceva?

Știind acest lucru, fac tot posibilul să dorm suficient, să iau pauze regulate de masă și odihnă, să petrec timp cu familia și prietenii și să mă implic în lucruri care îmi bucură sufletul.

Fă-ți un scop din a-ți crește productivitatea în marketing și comunicare

În 2014 când am simțit că mi se prăbușește lumea în cap cu câte aveam de făcut, am fost forțat să-mi fac un sistem. Atunci am adoptat Teamwork, The Musai List, Google Calendar (la capacitatea sa maximă) și am început să citesc mai multe despre productivitate. Sper ca tu să nu ajungi să încărunțești pentru a realiza că e important să îți eficientizezi munca.

Cel mai important este să-ți faci un scop din a-ți crește productivitatea indiferent că faci marketing, comunicare, antreprenoriat sau financiar. Testează recomandările de mai sus și caută să vezi ce funcționează pentru tine.

Mult succes!

Acest articol a fost inspirat de postarea aceasta de pe grupul SocialPedia.