Cum manageriezi timpul pentru a obține succes în afaceri [Guest post]

Managementul eficient al timpului este unul dintre atuurile antreprenorilor de success. O bună gestionare a timpului este absolut necesară atât pentru a face față cu bine provocarilor inerente startului în afaceri, cât și pentru a dezvolta ulterior businessul în ritmul și până la nivelul dorit.

Dovezi ale acestui fapt se regăsesc în mai toate poveștile de viață ale celor care au ridicat imperii financiare. De exemplu este cunoscut faptul că Elon Musk și Bill Gates obișnuiesc să-și planifice activitățile zilnice în intervale de 5 minute. Deasemenea, ca Jeff Bezos își ia deciziile importante în intervalul 10:00-17:00 și se străduieste să doarma 8 ore în fiecare noapte.

Mai multe despre provocările întampinate, cum le-au depașit și cum au obținut succesul în afaceri, poți afla din biografiile lor. În acest articol găsești liste cu biografii și filme care te pot inspira și pe tine.

Timpul noului antreprenor

De cele mai multe ori din cauza limitărilor financiare, antreprenorul aflat la inceput de drum nu își permite să angajeze tot personalul de care ar avea nevoie. Prin urmare, el este nevoit să-și asume o multitudine de roluri în cadrul afacerii. Sunt situații în care același om trebuie să facă strategia de business, vânzările, să ofere suport clienților, să se ocupe de facturare și poate chiar și de contabilitatea primară.

Bineînțeles că atunci cand este vorba despre afacerea lui, nimic nu pare prea mult sau prea greu pentru noul antreprenor. Și totuși, fără o gestionare eficientă a timpului, toate aceste obligații și responsabilități pot deveni la un moment dat copleșitoare. În încercarea de a le face față, cel mai probabil antreprenorul va fi tentat să munceasca zilnic un numar tot mai mare de ore. Unii chiar renunță la timpii de odihnă pentru a reuși să termine tot ce au de făcut. Insă, în această situație efectele suprasolicitării nu vor intarzia să apară și, intr-un final acestea se vor răsfrânge negativ asupra rezultatelor afacerii.

Muncește mai inteligent, nu mai mult

Dacă te regăsești în cele descrise mai sus și te confrunți cu astfel de probleme, una dintre soluțiile pe care le ai la indemană este să alegi să muncești inteligent, nu mai mult. Pentru aceasta, elementul cheie este gestionarea eficientă a timpului iar aptitudinea de care ai nevoie este autodisciplina.

Vei reuși să muncești mult mai eficient, să fii mai productiv și să rezolvi mai multe lucruri pe unitatea de timp. În acest fel, cu siguranța vei putea să-ți dezvolți afacerea exact asa cum iți dorești. În plus, un alt mare beneficiu este acela ca vei reuși să stabilești un echilibru bun intre activitatea profesională și viața personală.

Cum să iți gestionezi eficient timpul

Urmatorii câțiva pași în materie de gestionare a timpului te vor duce spre o eficiență sporită în tot ceea ce faci. Fii consecvent și în aplicarea acestora și bucură-te de rezultate.

1.  Stabilești țeluri și obiective S.M.A.R.T.

„Stabilirea  țelurilor este primul pas în transformarea invizibilului în vizibil.”

Tony Robbins

Stabilește clar care sunt țelurile pe care vrei să le atingi. Te vor ajuta să avansezi pe o traiectorie structurată și verificabilă. Ulterior vei putea cu usurință să identifici obiectivele. Acestea te vor ajuta să iți canalizezi energia intr-o anumită directie, să fii creativ și să gasesti soluții.

Diferența dintre cele două noțiuni este faptul că țelurile sunt țintele către care te indrepți iar obiectivele sunt etapele intermediare de indeplinit pentru atingerea țelurilor.

De exemplu:

• Țel: vreau să am cel mai mare lant de florării din oraș.
• Obiective: Reinvestesc tot profitul și deschid în fiecare an o florărie noua, astfel încât peste sapte ani să am cate una în fiecare cartier al orașului.

Pe cât posbil, este indicat ca țelurile și obiectivele să fie definite dupa criterii S.M.A.R.T., adică acestea trebuie să aibă:

• Specificitate – să definească clar ce anume vei indeplini. Trebuie să stii unde vrei să ajungi, care este destinația finală.
• Măsurabilitate – evoluția și performanța să poată fi evaluate. Este necesar să poți vedea progresul facut în directia dorită.
•  Accesibilitate – să poată fi atinse cu resursele existente, sau cu aceste resursele ce vor deveni disponibile pe parcursul timpului.
• Relevanță – să fie cu adevarat necesare, utile, importante. Trebuie să aiba o anumita insemnatate pentru tine.
• Termen limită – intervalul de timp în care țelul sau obiectivul trebuie atins. Această caracteristică te va ajuta să te concentrezi mai bine și să eviți procrastinarea.

Odată ce știi care este “destinația” precum și “traseul” pe care trebuie sa-l urmezi ca să ajungi acolo, stabileste care sunt acțiunile pe care va trebui să le faci cu precădere.

2. Prioritizezi acțiunile

„Cheia nu este să prioritizezi ce ai în plan, ci să iți planifici prioritățile.”

Stephen Convey

Prioritizarea este o strategie eficientă de creștere a productivității. Categorisește-ți acțiunile în funcție de importanță și urgență, și planifică-le ca atare. Ține însă cont ca nu tot ceea e este urgent, este și important în relatie cu țelurile tale. Poți folosi Matricea Eisenhower pentru a stabili tipul activităților și modul in care vei acționa asupra lor.

a.       Importante și Urgente

Încadreaza aici activități de genul ședinte pe teme critice pentru afacere, problemele clienților, termene limită ajunse la final. Aceste activități sunt cele pe care trebuie să le faci imediat.

b.       Importante dar NU urgente

Fac parte din aceasta categorie activități ca planificarea, întarirea relațiilor cu clienții, relationarea profesională, activități profesionale de zi cu zi. Pe acestea includele în program cât mai curand posibil, pentru a evita ca odată cu trecerea timpului să devina și urgente.

c.       Neimportante dar Urgente

Ședintele irelevante, precum și unele apeluri telefonice sau emailuri pot fi urgente, dar din moment ce nu sunt importante pentru afacerea ta înseamnă că nici nu o vor influența negativ. Prin urmare, pe cât posibil, incearcă să delegi aceste activități catre alte persoane din firmă.

d.       Neimportante și NU urgente

Nu sunt nici importante și nici urgente. Atunci de ce să le mai faci? Poate pur și simplu pentru ca iți plac.

În această categorie se incadrează rețelele de socializare (excluzând situația în care le folosesti pentru afacere), emisiuni TV fără relevantă pentru afacerea ta, pauze de cafea, jocuri. Pe acestea incadrează-le intr-un interval orar care nu se suprapune cu activitatea ta profesională.

Dupa ce ți-ai stabilit prioritățile treci la pasul urmator și planifică fiecare pas pe care trebuie sa-l faci în directia aleasă.

3. Planifici pe termen lung și scurt

„Un țel fără un plan este doar o dorință.”          

Antoine de Saint-Exupéry

Dacă cumva ai impresia că iți pierzi timpul făcând planuri, ține cont de Regula 80/20 sau Principiul Pareto: “80% dintre rezultate reies din 20% dintre cauze”.

Se aplică în mai multe domenii și iată cum sună el în managementul

• afacerii: 80% dintre vanzari vin de la 20% dintre clienti
• echipei: 20% dintre membrii echipei produc 80% dintre rezultatele de succes
• timpului: 20% dintre eforturi iți vor aduce 80% dintre rezultate

Ideea este că dacă investești timpul necesar pentru a face o planificare rigurioasă,  vei reuși să atingi un numar mult mai mare de obiective și țeluri. Cu atât mai mult dacă îți planifici activitățile în funcție de priorități.

a.     Planificări pe termen lung

Acestea vor reprezenta strategia pe care dorești să o aplici pentru atingerea telurilor stabilite pentru afacerea ta. Ideea este să pui în ordine rezultatele pe care dorești să le atingi și să stabilești cand anume ai vrea sa se materializeze fiecare dintre ele. Vei obține “o harta” dupa care te poți ghida în urmatoarele luni și în urmatorii ani. Bineînțeles în privința acestor planificări poți fi mai flexibil. Asta înseamnă ca le poți modifica și adapta noilor condiții ce vor apărea în timp.

b.     Planificări pe termen scurt

Trebuie să fie concise și să includă intervalul de timp în care vrei să desfașori respectivele activități. Pe cât posibil este indicat să respecți aceste planificări. De exemplu poți stabili ce rezultate dorești să obții în fiecare săptămână din urmatoarea lună și care sunt acțiunile de întreprins în această privintă. Ulterior, preiei activitățile aferente săptămânii care urmează și le planifici pe zile. Și in acest caz ții cont de eventualele modificări necesare în funcție de evoluția lucrurilor.

Pentru saptămâna urmatoare faci planificarea în weekendul precedent.

Dacă faci acest lucru la finalul săptămânii curente sau în weekend, vei incepe săptămâna urmatoare cu spor, energie și voie bună pentru că știi exact ce urmează. Plus că nici nu ar fi productiv să pierzi timp important luni dimineață, incercand să iți dai seama de unde și cu ce să începi.

Pentru ziua urmatoare faci planificarea în seara anterioară.

Principiul este același ca mai sus. Când procedezi asa, este posibil ca peste noapte subconștientul să te ajute cu unele soluții la care poate că nu te-ai gandit inițial. Și bineînțeles, dimineața este mult mai bună atunci când planul pe ziua respectiva este deja facut. Intri direct in acțiune.

Acum este momentul sa te apuci de treaba. Și ca să te asiguri ca iți respecti planificările, este indicat să iți monitorizezi activitatea.

Sugestii:

• nu iți supraincărca programul. Pe lângă faptul ca este descurajator să vezi o listă interminabilă cu lucruri de facut, nu o sa te ajute nici faptul că stii ca va fi aproape imposibil să finalizezi totul pe parcursul unei zile. 
• respectă-ți timpii de odihnă. Nu renunța la orele somn pentru ca nu vei obtine nimic bun. O minte odihnită este mult mai creativă. Calculeaza de cate ore de somn ai nevoie ca sa fii mai productiv, include-le in programul tau si respectă-le. 

4. Monitorizezi modul în care iți petreci timpul

„Vestea rea e că timpul zboară. Vestea bună e ca tu ești pilotul”      

Michael Altshuler

Ca să iți poți gestiona timpul din ce în ce mai bine este foarte important să stii exact cum se intamplă lucrurile în realitate, nu numai în planificările facute. Pentru asta ar fi util să înregistrezi undeva toate activitățile desfașurate și intervalul de timp aferent.

De exemplu, poate că ți-ai rezervat pentru drumul de acasă la birou 30 de minute dar, în realitate, din cauza traficului nu reusești să ajungi în mai puțin de 45 de minute. Dacă mai faci și o scurtă oprire să alimentezi masina, deja ai depașit planificarea cu mai bine de 30 de minute. Poate ca la o prima vedere acest lucru pare fără importanta, insă astfel de mici intârzieri iți pot da peste cap intregul program al zilei.

Prin urmare, monitorizează-ți tot timpul, nu numai cel petrecut cu activitățile profesionale.

Sugestie: nu incerca să faci mai multe lucruri deodată și evită distragerile. Efectuează activitățile una cate una și nu trece la urmatoarea până când nu ai finalizat-o pe cea în derulare. Te vei concentra mult mai bine la ce faci și productivitatea ta va fi mult mai bună.

5. Eficientizezi procesul

„Eficiența înseamnă să faci mai bine, ceea ce faci deja „

Peter Ferdinand Drucker

Pașii de mai sus, iți vor pune la dispoziție toate informațiile de care ai nevoie ca să poți imbunătăți în mod continuu modul în care iți gestionezi timpul. Compară planificările facute cu datele obținute din monitorizarea timpului și trage concluziile necesare.

Pe viitor, ținând cont de toate aceste informații vei putea, printre altele, să:

• estimezi mai bine intervalele de timp, pentru ca acum știi exact cât iți ia fiecare activitate;
• planifici anumite activități în anumite intervale orare în care știi că performezi mai bine;
• eviți lucrurile care iți distrag atenția în timp ce lucrezi;
• conștientizezi mult mai bine trecerea timpului;
• combați cu usurință procrastinarea;
• echilibrezi viata profesională și cea personală.

Țintește spre o gestionare a timpului atât eficace cât și eficientă.

Este important să faci lucrurile in această ordine pentru că:

• să fii eficace înseamnă să faci ce trebuie, adică exact acele activități care au o influență pozitivă asupra scopului pe care ți l-ai propus pentru afacerea ta
• să fii eficient înseamnă să faci aceste lucruri în modul optim pentru a obține rezultatele dorite

Dacă ești eficient fără să fii și eficace înseamnă ca faci lucrurile în modul cel mai bun cu putință, dar în același timp este posibil ca respectivele lucruri să nu servească atingerii scopului propus. Iar fără eficacitate, adică fără să faci exact ce trebuie, degeaba ești eficient pentru că oricum nu nu te indrepți in directia bună. Prin urmare, în ceea ce privește managementul timpului, concentreză-te ințial pe eficacitate ca să te asiguri că faci ce trebuie. Ulterior ocupă-te de eficientizarea acestui proces, ca să te asiguri ca faci lucrurile intr-un mod optim.

Așa cum am mai spus, managementul eficient al timpului este unul dintre atuurile antreprenorilor de success. Fii și tu unul dintre ei!

[Acesta este un Guest post, respectiv un articol scris de un autor invitat. Textul și părerile îi aparțin în totalitate. Dacă dorești să publici și tu un astfel de articol, lasă un mesaj folosind pagina de contact]