[Guest post] 5 pași pentru a gestiona un proiect de la cap la coadă

În teorie, un proiect este considerat un succes atunci când este livrat la timp, în limitele bugetului și condițiilor convenite de părțile interesate. În practică însă, vei fi nevoit să planifici și să aloci resurse, te vei confrunta cu întârzieri și vei ajusta constant bugete de timp, în timp ce părțile implicate (clienți, sponsori, angajați, etc.) vor dori în permanență să fie la curent cu progresul proiectului.

În cazul în care nu ai experiență în gestionarea unui proiect de la cap la coadă, următorii 5 pași îți pot servi drept ghid.

1. Împreună cu părțile implicate, ajungeți la un acord vis-a-vis de planul și condițiile proiectului

Planul proiectului este elementul-cheie al unui proiect de succes, servind drept foaie de parcurs pentru managerul de proiect și părțile implicate. Acesta conține trei parametri în raport cu care se măsoară progresul proiectului: scopul (documentația cu sarcinile de îndeplinit și rezultatul final), cronologia (intervalul temporal de desfășurare a proiectului) și bugetul (financiar sau stabilit împreună cu clientul). De asemenea, se precizează în ce circumstanțe pot apărea schimbări și modul de acțiune corespunzător.

După finalizarea acestuia, clienții și/sau sponsorii îl vor revizui și accepta pentru a începe proiectul. Prin urmare, este esențial ca toate părțile implicate să cadă de comun acord cu parametrii conveniți și propriile responsabilități. Pentru a realiza acest lucru, creează o schiță sau un contract adițional în care să menționezi cât mai multe detalii legate de buna desfășurare a proiectului (obiective, sarcini, funcționalități, limitări, termene de livrare, plafoane maximale, rezultatul final, etc). Odată ce toată lumea l-a aprobat, atașează-l la proiect.

2. Creează o listă de sarcini și grupează-le

Următorul pas constă în identificarea tuturor sarcinilor necesare ce duc la finalizarea proiectului. Acest lucru s-ar putea dovedi ușor dacă ai gestionat înainte un proiect similar. Însă dacă te aventurezi pentru prima oară în această activitate, cel mai bine este să începi cu sfârșitul. Gândește-te la rezultatul final și apoi la pașii care trebuie parcurși pentru a-l obține.

Notează toate sarcinile necesare, nu neapărat în ordinea în care se vor desfășura, apoi grupează-le în liste de sarcini în funcție de tipul lor sau de etapa proiectului de care aparțin. Dacă proiectul este mai complex, poți merge un pas mai departe și seta un al treilea nivel de sarcini sub formă de “sub-sarcini”. Trebuie să iei în considerare că acest lucru adaugă un element de complexitate și face ca proiectul să fie mai greu de urmărit.

3. Estimează bugetul și costurile pentru fiecare sarcină, și stabilește persoanele responsabile

Odată ce sarcinile sunt stabilite, vei întreprinde lucrul de care se tem majoritatea managerilor de proiect: estimarea bugetelor de timp, adică durata finalizării unei sarcini. Estimările inițiale sunt de cele mai multe ori greșite. Nu ar trebui să fie totuși un motiv de îngrijorare, odată cu trecerea timpului vei căpăta experiență și vei estima mult mai bine durata de finalizare a proiectelor.

Pentru a-ți oferi un sfat în avans, există trei tipuri de sarcini: sarcini pe care le-ai făcut înainte; sarcini pe care nu le-ai făcut înainte, dar ai o idee despre felul în care le poți rezolva; și sarcini pe care nu le-ai făcut înainte și nu ai nicio idee despre logistica lor. În primul caz cunoști deja bugetul de timp și poți calcula costurile derivate din tariful orar. Pentru cel de-al doilea estimezi durata pe baza intuiției și multiplici bugetul cu 1,5-2; iar în cazul celui de-al treilea, înmulțești bugetul cu 3. Poate că sună prea mult, dar ține minte că este întotdeauna mai bine să termini mai repede decât ai promis, în loc să faci estimări optimiste și să nu te poți ține de cuvânt.

După estimarea bugetelor, urmează alocarea responsabilităților în funcție de expertiza fiecărui angajat. Deși pare o activitate relativ ușoară, problemele apar în momentul în care programele a doi sau mai multor angajați se suprapun sau când aceștia nu sunt folosiți la capacitate optimă. Fi atent la aglomerarea de sarcini și nu-ți suprasolicita angajații.

4. Monitorizează și măsoară progresul proiectului

Ai decis deja scopul proiectului, ai estimat bugetele sarcinilor și ai stabilit modul de desfășurare a proiectului. Ce e de făcut în continuare? Trebuie să monitorizezi zilnic proiectul pentru a te asigura că toți parametrii conveniți sunt întruniți. Pentru a face acest lucru va fi nevoie să definești ce înseamnă succesul în cazul proiectului respectiv. De exemplu, dacă ești preocupat de scurtarea termenului limită din cauza unor constrângeri specifice, va trebui să constați care sunt factorii din cauza cărora proiectul este în întârziere. Dacă în schimb satisfacția părților implicate este mai importantă, inițiază un sondaj de satisfacție și măsoară rezultatele.

Cea mai eficientă metodă de supraveghere și măsurare a factorilor importanți este utilizarea unui tablou de bord (“dashboard”) customizabil disponibil într-o aplicație de gestionare a proiectelor, ce-ți furnizează date în timp real. Avantajul este că poți vedea întregul progres al proiectului printr-o singură vizualizare, fără a fi necesar să accesezi și să comuți între diferite module sau aplicații.

5. Pontează timpul lucrat ca să fii plătit

Nu uita să pontezi timpul lucrat pentru fiecare sarcină. În acest fel determini dacă ești consecvent în raport cu finalizarea proiectului. Practica în sine te ajută de asemenea să facturezi pentru clienți și să fi plătit pentru munca depusă. Estimările “din burtă” sunt eliminate astfel din ecuație, și eviți să fi “șantajat” sau neplătit de clienți rău intenționați.

Ar trebui să ai acum o imagine mai amplă asupra a ceea ce implică planificarea și gestionarea unui proiect de la cap la coadă. Chiar dacă nu ai multă experiență în administrarea proiectelor, respectarea pașilor prezentați în acest ghid îți pot fi de un real folos.

[Acesta este un Guest post, respectiv un articol scris de un autor invitat. Dacă dorești să publici și tu un astfel de articol, lasă un mesaj folosind pagina de contact]