M-a sunat astăzi mama în timp ce eram la birou. A început să-mi povestească despre una și alta din viața personală, așa cum fac mamele. Normal că mintea îmi era concentrată la muncă. Nici după un minut, am rugat-o din reflex să-mi trimită un e-mail și îi răspund mai tărziu… Atunci mi-am dat seama cât de mult folosesc e-mailul.

Deși e-mailul este principalul canal de comunicare în majoritatea afacerilor, nicăieri nu există cursuri despre cum să scrii e-mailuri organizate și eficiente. În continuare îți prezint câteva bune practici din experiență proprie și câteva date științific dovedite despre cum să scrii e-mailuri la care ți se răspunde.

Datele de mai jos fac parte dintr-o analiză a aplicației Boomerang, care a studiat 5 milioane de e-mailuri trimise.

Cele mai bune ore când să trimiți e-mailuri

Conform Boomerang, oamenii vor să citească cele mai importante e-mailuri între ora 7 și 10 dimineața, cu precădere între 9 și 10.

la ce ora sa trimiti emialuri

Limbajul cel mai potrivit pentru e-mailuri

Scrie e-mailuri cu un limbaj simplu, ca pentru un copil de clasa a 3-a. Acest lucru îți va asigura o rată de răspuns mai mare.

Este un citat atribuit lui Albert Einstein care zică că dacă nu reușești să explici un subiect într-un mod simplu, înseamnă că nu-l înțelegi suficient de bine.

scrie emailuri ca pentru cineva de clasa a 3 a

Scrie e-mailuri cu texte care exprimă emoții

Dacă vei folosi emoții, cresc șansele unei reacții cu cel puțin 13%.

Recomandarea mea este că dacă vrei să fii convingător/convingătoare, folosește pe lângă emoție și argumente logice, reguli și/sau exemple de cazuri în care au funcționat propuneri similare.

emotia in emailuri

Foloseste subiecte scurte de e-mail

Este recomandat să folosești doar 3 sau 4 cuvinte în titlul subiectului tău de e-mail. Concizie la maxim. :)

marime subiect la email

Scrie e-mailuri scurte, dar nici prea scurte

Pentru mine este moartea pasiunii să citesc e-mailuri lungi și nestructurate.

Încearcă să surprinzi esențialul și folosește strictul necesar de text. E-mailurile (în interes de business cel puțin) nu sunt o formă de divertisment. Dacă vrei un răspuns, spune pe scurt ce dorești, într-un mod clar și structurat.

Conform analizei Boomerang, este recomandat să folosești între 75 și 100 de cuvinte. Aproximativ cât introducerea de la acest articol (până la primul subtitlu).

emailuri scurte

 

Numărul de întrebări dintr-un e-mail

Dacă ai întrebări, limitează-te la maxim 3. Dacă ai mai multe de 3, în general înseamnă că situația îți este destul de neclară. În acest caz îți recomand să dai un telefon sau să stabilești o întâlnire. Este mai ușor și mai eficient.

Ține cont și de faptul că dacă ai mai mult de 3 întrebări, înseamnă că ai nevoie de mai mult de 3 răspunsuri. Asta presupune că cel care trebuie să-ți răspundă va avea mai mult de lucru și îi va lua mai mult timp să se concentreze la e-mailul tău. Cel mai probabil, primul instinct al destinatarului va fi să-ți amâne răspunsul.

numar de intrebari intr-un email

Alte sfaturi utile privind e-mailurile

Răspunde la e-mailurile importante sau lungi la prima oră, înainte să ajungă lumea la birou. În majoritatea cazurilor, între ora 6 și 7 dimineața. Beneficii:

  • mintea îți este odihnită (dacă dormi suficient);
  • nu vei avea distrageri;
  • vei avea un sentiment pozitiv de împlinirea unui task important încă de la prima oră;
  • când ajungi la birou te poți ocupa de sarcini importante sau ședințe, fără să-ți fugă mintea în altă parte;

Folosește strucura clasică: salut, introducere, cuprins, încheiere, call-to-action (sau ce dorești să facă cel care îți citește e-mailul), semnătură.

Folosește titluri de secțiuni, numerotări sau liste. Ajută la scanarea rapidă a informațiilor.

Pentru punctarea ideilor importante, folosește cuvinte îngroșate (bold) sau MAJUSCULE sau cuvinte subliniate, însă doar una din cele 3 metode. Nicidecum toate trei împreună. Majusculele îți recomand să le eviți pentru că dau impresia că urli la persoana care citește e-mailul.

Folosește maxim 2 culori: negru și o culoare de diferențiere (ex. roșu).

Scrie paragrafe scurte. Mintea procesează mai ușor și mai rapid informația în acest fel.

Pune în CC doar persoanele necesare, care lucrează cu informația din e-mail.

Dacă trimiți e-mailuri în masă, folosește o soluție de e-mail marketing, sau pune lumea în BCC.

Dacă dintr-un e-mail se desprinde o altă discuție, creează un e-mail nou cu subiect diferit și continuă acolo discuția. Îți va fi mai ușor să găsești informația mai târziu.

Dacă nu primești răspuns, trimite e-mailuri de amintire, la zile și ore diferite. Este în regulă. Ține cont însă de experiența anterioară cu timpul de răspuns a persoanei căreia îi scrii încât să nu o presezi mai repede decât răspunde de obicei, dacă nu este cazul.

Menționez că datele statistice de mai sus se aplică e-mailurilor trimise de la persoană la persoană, nu și în cazul newsletterelor. Dacă ai și alte recomandări utile, te rog lasă un comentariu mai jos.

Dacă vrei să înveți să comunici online ca un profesionist, te invit în cursul certificat Online Mastery. Învață cum să câștigi clienți noi de la A la Z.

Online Mastery

Dacă ți-au plăcut sfaturile, recomandă articolul/dă un share la articol. Vei face din această lume un loc mai bun de trăit pentru cititorii de e-mailuri.

Îți mulțumesc anticipat!

Surse de inspirație: aici, aici și aici.

 

 


Călin Biriș
Călin Biriș

Călin Biriș este Senior Partner în cadrul agenției de marketing Loopaa Marcom și fondatorul Online Mastery, cursul online de la A la Z despre Marketing Online. În cei peste 12 ani de experiență a ajutat peste 100 de companii să fie mai competitive în online și a susținut peste 220 de cursuri, seminarii și prezentări, la care au participat zeci de mii de antreprenori și tineri profesioniști. În timpul liber se implică ca voluntar și în organizații precum Romanian Business Leaders, AIESEC și IAA. În trecut a fost director de marketing la două dintre cele mai cunoscute branduri din online-ul românesc: Trilulilu și Zonga. De asemenea, a condus timp de 4 ani asociația de tineri profesioniști în MarCom IAA YP Cluj. În 2015 a fost premiat de revista Forbes ca fiind unul dintre cei mai remarcabili 30 de tineri sub 30 de ani din România.

    4 replies to "Cum să scrii e-mailuri la care ți se răspunde (dovedit științific)"

    • Daniel

      Treaba cu cititul email-urilor intre 6 si 7 dimineata din punctul meu de vedere nu este ok. Tocmai pentru ca ai mintea odihnita si pentru ca ai putere cognitiva maxima, este recomandat sa te apuci si sa lucrezi la cel mai greu si important task pe care-l ai. In felul asta te asiguri ca esti productiv, dar si ca faci lucrurile cum trebuie. Exceptia e atunci cand nu stii sau nu ai ceva de facut, si trebuie sa aflii care sunt task-urile pe ziua respectiva. Dar chiar si asa, deschizi email-ul doar ca sa vezi ce ai de facut si te apuci imediat de lucru. Daca te apuci si citesti email-urile dimineata, atunci devii reactiv si iti ruinezi singur toata productivitatea pe ziua respectiva. Asta e tot stiintific dovedit.

    • Delia

      Daniel, cred ca ceea ce Calin ne sfatuia era de a RASPUNDE mailurilor importante dimineata, nu de a le citi. Presupunand ca deja ai vazut mailul respectiv, dar nu vrei sa raspunzi in graba, cel mai bun moment de a lucra la raspuns, mai ales cand e IMPORTANT, este dimineata, cand ai mintea limpede.

      • Calin Biris

        Ai dreptate Delia. Era vorba despre a răspunde la emailurile importante.

    • Ivona

      Alte lucruri pe care le recomand:
      – add-on-ul Sidekick (îți arată când îți deschide cineva mailul și dacă face click pe link-urile din mail); știi când să faci follow up
      – Crystal e o platformă foarte mișto care analizează profilul de social media/articole/emailuri ale unei persoane astfel încât îți spune ce cuvinte să folosește, ce cuvinte să eviți ș.a.m.d. Din păcate, merge foarte bine în limba engleză deocamdată. De asta zic: https://www.crystalknows.com/

Leave a Reply

Your email address will not be published.