Cadou de ziua mea: Cel mai important instrument de Time Management

Acest articol a fost inspirat de cartea Musai List, pe care o recomand tuturor care vor să se bucure mai mult de viața personală și profesională.

cadou de ziua mea

În ultimii 3 ani am obișnuit să fac un cadou simbolic de ziua mea, pe 28 Aprilie. Dacă anul trecut ți-am oferit 27 cărți audio gratuite, iar acum doi ani am împărtășit cu tine o listă de siteuri care oferă cursuri online gratuite, anul acesta vreau să te ajut să câștigi timp pentru lucrurile importante din viața ta. Am să fac acest lucru prin a-ți spune care este și cum folosesc eu cel mai important instrument de Time Management. Pentru a-ți fi mai ușor să parcurgi articolul, l-am împărțit în 3 secțiuni:

  1. Instrumentul
  2. Cele 5 reguli ale instrumentului
  3. Modul de gândire potrivit

Instrumentul

Cel mai important instrument de Time Management este calendarul personal. Poate ți se pare un instrument banal, foarte folosit, însă acesta nu este utilizat la maximă capacitate de cele mai multe ori sau chiar ne încurcă.

Prima interacțiune pe care o avem cu acesta este din primele zile de școală sau grădiniță când ne facem un orar. Este păcat că după ce finalizăm școala nu continuăm să gândim calendarul personal ca pe un orar la un nivel avansat. Mai jos am să-ți descriu regulile după care folosesc eu calendarul și cum îl poți folosi mai eficient pentru a te bucura mai mult de viață.

Cele 5 reguli ale instrumentului

Modul în care am folosit calendarul s-a schimbat mult de-a lungul timpului, însă acum sunt cel mai mulțumit de acesta. Află care sunt cele 5 reguli pentru un calendarul eficient:

Regula 1. Să fie la îndemână

S-ar putea ca fiecare să avem un alt tip de calendar, într-o agendă fizică, în telefon etc. Eu prefer Google Calendar pentru că îl am mereu la îndemână. Toate activitățile din calendar îmi sunt sincronizate pe toate deviceurile: laptop, smartphone, tabletă etc. și îmi este foarte la îndemână: îl am în căsuța de email, iar în plus am aplicație și widget pe smartphone.

Regula 2. Introduc totul

Când ne facem primul orar școlar ni se dă un tabel de 8 linii pe 5 coloane, care reprezintă orele maxime de cursuri și cele 5 zile de săptămână în care mergem la școală. Problema este că din acest orar lipsesc orele libere de după cele școlare, de asemenea lipsesc și cele două zile “libere”. Astfel, învățăm să ne planificăm doar orele de muncă și lăsăm pe dinafară celelalte ore importante în care putem să ne trecem rutinele care ne pot face viața mai frumoasă.

Regula numărul 1 în crearea calendarului eficient este să introduc în acesta toate activitățile de rutină, activitățile punctuale și toate întâlnirile importante atât profesionale cât și personale. Acest lucru mă ajută să am o privire de ansamblu asupra timpului pe care îl petrec cu folos, pe care îl investesc în relațiile cu ceilalți sau doar pentru mine și a timpului cu adevărat liber. În viața fiecăruia există mai multe planuri importante cărora trebuie să le dedicăm timp în calendar: muncă, familie, dezvoltare personală, sănătate, relații sociale, spiritualitate etc., de aceea, în calendarul meu vei vedea orele când am meetinguri la birou, întâlniri cu clienții, orele când merg la sală, orele când joc baschet, ieșirile cu prietenii, întâlnirile cu familia etc.

Așa arată calendarul pe o săptămână plină care tocmai a trecut.

 

calendar

Așadar, prin a trece totul în calendar, câștig timp pentru toate lucrurile importante din viața mea pe care altfel le-aș pune în plan secund muncii.

Util: Google Calendar are o funcție inteligentă care îmi permite să setezi acțiuni repetitive, lucru care mă scutește să introduc manual, în fiecare săptămână, lucrurile care se repetă.

repetati

Regula 3. Respect prioritățile

Un lucru este clar, dacă o activitate apare în calendar, atunci este o prioritate pentru mine, iar dacă este prioritate atunci mă asigur să-i acord toată atenția mea. Regula este că orice activitate dorește să se suprapună peste una deja prestabilită, aceasta  trebuie să aibă o prioritate mai mare, altfel va fi programată într-un alt loc liber din calendar.

Adevărul este că avem timp de orice însă mereu este o luptă de priorități. Dacă cineva îți va spune că nu are timp pentru ceva, acest lucru se traduce defapt prin “am alte priorități”. Timpul este același pentru toți, însă prioritățile diferă.

Regula 4. Timp de siguranță

Am observat că oricât de mult aș vrea să trec instant dintr-o sarcină în alta nu pot face cu adevărat acest lucru. Mereu intervine un timp de “small talk”, un telefon, de verificat un document, de oferit un feedback pe ceva etc. Din acest motiv am învățat să îmi stabilesc între programările din calendare câte 15-30 min timp de siguranță.

Regula 5. Remindere

Unul din cele mai importante lucruri care ne învață școala este să ne facem temele. Este o falsă așteptare pentru elevi sau studenți să creadă că după ce termină studiile s-au terminat „temele pentru acasă”. Oamenii de succes își dedică întotdeauna timp de pregătire pentru întâlniri, sarcini sau proiecte. Astfel, de fiecare dată când am o întâlnire îmi pun un reminder cu cel puțin 30 minute înainte sau dacă am de susținut o prezentare îmi rezerv un timp de pregătire cu cel puțin o zi înainte. La fel procedez și cu alte sarcini importante.

Modul de gândire potrivit

Gata, acum știi care este cel mai important instrument de Time Management și de asemenea știi cum îl folosesc eu pentru a câștiga timp pentru lucrurile importante. Cu toate acestea, instrumentul și regulile nu te vor ajuta să câștigi timp doar dacă îți vei forma un mod de gândire care pune accent pe eficientizarea oricărui timp liber pentru a face mai multe lucruri importante pentru viața ta. Brian Tracy ne sfătuiește  să ne întrebăm continuu “care este cel mai bun mod în care îmi pot petrece timpul pe care îl am la dispoziție?”. Te încurajez să urmezi acest sfat, să-ți stabilești prioritățile în viață, să-ți faci un calendar complet și să-ți respecți angajamentele față de tine și ceilalți.

Dacă ți-a plăcut cadoul și ți-a fost util, recomandă-l prietenilor.

Călin Biriș este Senior Partner în cadrul agenției de marketing Loopaa Marcom și fondatorul Online Mastery, cel mai complex program online din România despre Marketing Online. Călin a susținut peste 100 de prezentări și workshop-uri pregătind pe Marketing Online mii de antreprenori și specialiști.
În trecut a fost director de marketing la două dintre cele mai cunoscute branduri din online-ul Românesc: Trilulilu și Zonga. De asemenea, a condus timp de 4 ani asociația de tineri profesioniști în marcom IAA YP Cluj. În 2015 a fost premiat de revista Forbes ca fiind unul dintre cei mai remarcanți 30 de tineri sub 30 de ani din România.

2 Comments

Leave a Reply